Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
Administre el contenido facilitando a los colaboradores el acceso, la edición y el uso compartido de documentos, lo que aumenta la colaboración y la productividad entre equipos;
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Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su private informático a la ciberseguridad.
En México, una documentación organizada y actualizada es clave para cumplir con las regulaciones ambientales y obtener certificaciones. Un Sistema de Gestión Documental permite a las empresas:
Sesiones de Retroalimentación: Organizar sesiones de retroalimentación periódicas con los usuarios para discutir sus experiencias y hacer ajustes necesarios en el sistema o la capacitación.
El Regulate de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
Otro criterio fundamental es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios encuentran dificultades para navegarla.
Otra ventaja es que la arquitectura basada en Internet proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es versatile y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace el proveedor del software, liberando tus recursos telláticos para otros proyectos.
Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento lawful. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones fileísicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso documentos digitales e ineficiencias.
Los documentos están disponibles en tiempo true en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
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